Avant le premier jour : DPAE, contrat et convention collective
La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) est la première formalité, et la seule qui ne se rattrape pas. Elle se transmet à l'Urssaf au plus tôt 8 jours avant la date d'embauche, et toujours avant que le salarié ne prenne son poste. Elle immatricule l'entreprise comme employeur, affilie le salarié à la Sécurité sociale et déclenche l'adhésion au service de santé au travail. L'oubli coûte 300 fois le taux horaire du minimum garanti, et une embauche non déclarée peut être qualifiée de travail dissimulé.
Vient le contrat. Un CDI à temps plein peut rester verbal, mais sans écrit la période d'essai n'existe pas : 2 mois pour un employé, 3 mois pour un agent de maîtrise, 4 mois pour un cadre, renouvelable une fois si la convention le prévoit. Un CDD doit être écrit et remis dans les deux jours ouvrables ; sans écrit, il est requalifié en CDI.
Identifiez enfin votre convention collective : elle dépend de l'activité réelle, pas du code APE, et impose souvent un minimum de branche supérieur au SMIC.
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Santé au travail, retraite complémentaire et mutuelle
Trois obligations se déclenchent en même temps.
- La visite d'information et de prévention doit avoir lieu dans les 3 mois suivant la prise de poste — avant l'affectation pour les travailleurs de nuit, les mineurs et les postes à risques. À Montpellier, un service interentreprises s'en charge.
- La retraite complémentaire Agirc-Arrco est obligatoire : taux d'appel de 7,87 % sur la tranche 1 (jusqu'à 4 005 € mensuels en 2026) et 21,59 % sur la tranche 2, répartis à 60 % employeur et 40 % salarié.
- La complémentaire santé collective est obligatoire depuis le 1er janvier 2016, dès le premier salarié. Vous en financez au moins 50 % de la cotisation, et le contrat doit couvrir le panier de soins minimum.
Registre unique du personnel et bulletin de paie
Le registre unique du personnel est obligatoire dès la première embauche : identité, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie, type de contrat, stagiaires compris. Il se conserve 5 ans après le départ du salarié. Absent ou incomplet, il expose à une amende de 750 € par salarié.
Le bulletin de paie suit un modèle strict : convention applicable, brut détaillé, cotisations regroupées par risque, net imposable, montant net social et net à payer. L'employeur en conserve un double 5 ans.
La DSN, tous les mois
La DSN a remplacé presque toutes les anciennes déclarations. Elle se dépose tous les mois, même sans changement, sur net-entreprises.fr.
| Effectif | Date limite de dépôt |
|---|---|
| Moins de 50 salariés | Le 15 du mois suivant |
| 50 salariés et plus, salaires versés en fin de mois | Le 5 du mois suivant |
Une déclaration manquante ou un salarié omis coûte 1,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale, soit environ 60 € en 2026, par salarié et par mois.
Ce que coûte réellement un salarié
Le SMIC a été revalorisé deux fois en 2026, en janvier puis en juin : deux paramétrages de paie. Depuis le 1er janvier, la réduction générale dégressive unique (RGDU) fusionne les anciens allègements en une seule réduction, applicable jusqu'à 3 SMIC.
| Repère 2026 | Montant |
|---|---|
| SMIC horaire brut (1er juin 2026) | 12,31 € |
| SMIC mensuel brut, 35 h | 1 867,02 € |
| Plafond mensuel de la Sécurité sociale | 4 005 € |
| Cotisations patronales avant allègements | 40 à 45 % du brut |
| Réduction générale (RGDU) | ≈ 40 points au niveau du SMIC, dégressive jusqu'à 3 SMIC |
Le calcul exact dépend de votre effectif, de votre taux d'accident du travail et de votre convention : la première paie s'improvise mal.
Les aides à l'embauche en 2026
Elles ne visent pas toutes les embauches, mais valent d'être vérifiées avant de signer.
- Apprentissage : pour les contrats conclus depuis le 8 mars 2026, jusqu'à 5 000 € la première année sous 250 salariés, le montant étant dégressif selon le diplôme préparé.
- Contrat de professionnalisation : 2 000 € pour un demandeur d'emploi de 26 ans et plus, cumulable avec une aide de même montant à partir de 45 ans. Demande dans les 3 mois.
- Travailleur handicapé : l'Agefiph aide à l'embauche et à l'adaptation du poste.
Les erreurs qui coûtent cher
- DPAE envoyée après la prise de poste. Irrattrapable et lourdement sanctionnée.
- Ignorer la convention collective. Le rappel de salaire porte sur toute la période, congés payés compris.
- Oublier la mutuelle collective. Sans couverture, les exonérations sociales du dispositif peuvent être perdues.
- Recopier un modèle de contrat trouvé en ligne. Non-concurrence sans contrepartie, période d'essai hors limites : des clauses inopposables.
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Questions fréquentes
Quel est le délai pour faire la DPAE ?
Elle se transmet à l'Urssaf au plus tôt 8 jours avant la date d'embauche, et toujours avant que le salarié ne prenne son poste. Envoyée après, elle est déjà en retard.
Combien coûte un salarié au SMIC pour l'employeur ?
Depuis le 1er juin 2026, le SMIC vaut 12,31 € brut de l'heure, soit 1 867,02 € brut par mois pour 35 heures. Les cotisations patronales pèsent 40 à 45 % du brut, largement effacées au niveau du SMIC par la RGDU.
Quand faut-il déposer la DSN mensuelle ?
Le 15 du mois suivant pour une entreprise de moins de 50 salariés, le 5 pour les employeurs d'au moins 50 salariés qui paient en fin de mois. L'échéance tombe chaque mois, même sans mouvement.
La mutuelle d'entreprise est-elle obligatoire pour un seul salarié ?
Oui. Depuis le 1er janvier 2016, tout employeur privé doit proposer une complémentaire santé collective et en financer au moins 50 % de la cotisation, quel que soit son effectif.
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